agence événementielle

Songer à sa future carrière ou bien considérer à faire appel aux professionnels de l’événement amène à se poser des questions sur ce qu’est vraiment une agence événementielle. En effet, le secteur attire de plus en plus de monde et crée une demande croissante sur le marché. Pourtant, ce type d’entreprise semble encore flou pour tout le monde. Explorez ici tout ce qu’il y a à savoir sur une agence afin de vous faire une bonne entrée en la matière. Un événement tout d’abord, c’est un fait marquant et important destiné à un public cible bien défini. Ceux qui œuvrent dans l’événementiel se chargent alors du bon déroulement de l’événement sous contrat. Mais quels en sont leurs autres rôles ?

C’est un organisateur d’événements

Les prestations phares d’une agence événementielle sont les services d’organisation d’événements sur mesure. Elle peut se spécialiser dans un genre d’événements particulier ou bien maîtriser tout type d’événements. Selon les exigences des clients, une agence se charge de la création ou de la planification de l’événement. Ainsi, elle doit être à la hauteur et être à l’écoute, faire preuve de créativité et personnaliser l’événement pour qu’il soit unique et inoubliable. Elle se définit également par ses réalisations antérieures, c’est ce qui lui apporte la notoriété pour avoir une reconnaissance dans le milieu de l’événementiel comme une agence événementielle lyonnaise

Pour effectuer les préparatifs correctement, elle établit des stratégies solides et met en œuvre tout son savoir-faire. L’agence devrait également choisir l’axe marketing si besoin, élaborer des techniques d’approche pour le public cible, ou encore dresser les besoins logistiques de l’événement. Toutes les stratégies devront être étudiées correctement au préalable pour bien sensibiliser les invités. De manière générale, une agence événementielle collabore avec des partenaires, toujours dans ce même milieu afin d’élargir la moyenne du champ de compétence qui travaille pour le montage d’un projet événementiel.

C’est une équipe de professionnels

L’agence événementielle est constituée en équipe regroupant des personnes compétentes. Elles peuvent être des expertes logisticiennes, des agents publicitaires, des artistes et performeuses de toute sorte et encore tant d’autres. Elle pourrait même comporter des transporteurs et des esthéticiens. Toute l’équipe se doit de travailler en harmonie pour atteindre les objectifs définis par le client. Pour le petit historique, au début, une agence s’occupait essentiellement de la partie animation, décoration et logistique de l’événement en question.

Actuellement, l’expertise s’élargit jusqu’aux aspects de la communication et du marketing. Ainsi, confier son événement à une agence ramène à lui donner à la fois la charge de l’organisation et la sensibilisation des invités. De ce fait, les professionnels établissent les étapes nécessaires. L’agence pourrait être amenée à travailler avec des professionnels de l’hébergement et de la restauration. Tout ce qui pourrait faire la réussite de l’événement est la bienvenue. En effet, les modes modernes de travail repoussent toutes les barrières, les entreprises étendent l’horizon de leurs compétences en formant des partenariats avec d’autres boîtes. Le noyau de l’organisation se trouve alors dans la coordination des tâches entre les prestataires qui participent au projet événementiel.

Les activités principales d’une agence

Une agence événementielle gère plusieurs activités en même temps. Tous les professionnels partenaires travaillent sous la houlette de l’agence. Le premier rôle ou la première activité de l’agence est alors de tenir le poste de chef d’orchestre entre les multiples collaborateurs. Les services proposés par une agence pourraient être complets ou partiels selon les types d’événements. Par exemple, dans la mesure où l’événement demandé est de type professionnel, l’agence s’occupera du road show, des incentives, de la formation, du salon, de la soirée d’entreprise, du team building, des congrès, des voyages d’affaires ou encore des conférences.

Les interventions qui incombent à l’agence événementielle doivent être contenues dans un cahier de charge qui fera également office de projet-monitoring. Ce cahier renfermera les objectifs de l’événement et les besoins de la prestation du début jusqu’à la fin. Une agence peut prendre deux axes selon le type de travail que le client attend. Elle peut se concentrer soit sur la création événementielle, soit sur la mutlispécialisation événementielle. Dans le dernier cas, l’agence se rapproche de la structure d’une agence de marketing opérationnelle qui se spécialise dans le domaine de la communication. Elle peut réaliser des projets événementiels sur le marketing de rencontre ou bien une session de live communication.

Les agences événementielles réceptives

Il existe plusieurs types d’agences événementielles comme déjà mentionnés ci-dessus avec les deux axes, cette fois-ci, le focus sera un ce qu’on appelle une agence événementielle réceptive. Tout d’abord, le secteur d’activité de ce type d’agence est l’organisation des événements sociaux au même titre que les congrès et les conférences. Quelques-unes de ces agences œuvrent également dans le secteur de l’hôtellerie et du tourisme. Ainsi, ses missions sont la mise en œuvre des services de transport, de l’hébergement et de l’organisation de spectacles.

En outre, les agences réceptives peuvent travailler en local ou en international. Elles travaillent en partenariat ou établissent une relation de mécénat avec des bailleurs de fonds ou des associations. Ce sont des agences spécialisées dans les événements d’entreprise. Elles proposent des animations et des activités en accord avec les besoins de l’entreprise et les capacités de ses salariés. Souvent, les sociétés qui font appel à ce type d’agence ont pour but de renforcer les liens entre les collaborateurs et de booster la productivité après un moment de détente.

Les critères de choix pour une agence

Le premier critère à considérer pour le choix d’une agence adaptée à l’événement à organiser est la typologie de l’événement. Ce critère peut se jouer entre la taille, le positionnement soit en interne, soit externe à l’entreprise, le genre soit BtoB, soit BtoC, la fréquence de l’organisation de l’événement par an et ainsi de suite. Le portefeuille du client est également ce qu’il faut prendre en compte après la typologie. La qualité des clients, leur notoriété et leur nombre donnent à l’agence événementielle un défi à relever pour prouver son professionnalisme. Le niveau d’intervention de l’agence événementiel dépend du prestige du client.

Certaines agences ont un rapport limité à l’événement tandis que d’autres prennent tout en charge et ne se contentent pas d’engager des sous-traitants à leur place pour effectuer le dur labeur. Un autre critère qui vaut la peine d’être pris au sérieux, c’est l’ensemble des retours que les clients, ayant déjà travaillé avec l’agence, fournissent. Ces informations donneront un aperçu sur le genre de rendu à attendre de l’agence événementielle. Par ailleurs, il faudrait également se pencher sur l’expertise de l’agence événementielle. Il est important de constater si l’agence peut prendre tous les différents aspects de l’événement avec finesse et professionnalisme.