Dans le monde professionnel, la
communication informelle joue un rôle aussi important que la communication formelle. Bien maîtrisée, elle peut favoriser l'échange d'idées et permettre aux collaborateurs de travailler plus efficacement ensemble. Cet article se penchera sur les caractéristiques de la communication informelle et présentera quelques conseils pour mettre en place des stratégies adaptées à son bon fonctionnement.
Définition de la communication informelle
Contrairement à la communication formelle, qui suit généralement des
règles prédéterminées et se déroule dans un
cadre défini, la communication informelle repose sur des échanges spontanés et naturels entre les individus. Il s'agit de discussions informelles qui n'ont pas nécessairement une finalité précise, mais qui permettent tout de même de créer un
lien entre les interlocuteurs et de mieux comprendre leur environnement professionnel.
Les avantages de la communication informelle
Parmi les principaux avantages de la communication informelle, on retrouve notamment :
- L'amélioration des relations entre collaborateurs : En permettant aux employés de discuter librement et de manière détendue, la communication informelle crée une ambiance conviviale au sein de l'entreprise. Elle est ainsi un facteur de cohésion et d'entraide entre les membres d'une équipe.
- La contribution à la résolution de problèmes : Les échanges informels sont souvent l'occasion de partager des idées, des astuces et des conseils qui peuvent aider chaque collaborateur à progresser dans son travail. De plus, ils permettent parfois de trouver des solutions innovantes à des problèmes complexes.
- Le partage d'informations : La communication informelle facilite la circulation des informations au sein de l'entreprise. Elle permet aux employés de s'informer rapidement sur les nouveautés, les projets en cours ou encore les changements importants qui concernent leur environnement de travail.
Les différentes formes de la communication informelle
La communication informelle peut prendre plusieurs formes, mais il existe trois grands types d'échanges principaux :
- Les échanges directs : Il s'agit de discussions face-à-face entre deux personnes ou en petits groupes. Cette forme de communication privilégie le contact humain et favorise la spontanéité dans les échanges.
- Les échanges indirects : Ils consistent en des communications par l'intermédiaire de supports tels que le téléphone ou les messageries instantanées. Bien que moins conviviaux que les échanges directs, ces canaux restent néanmoins très utilisés pour discuter de manière informelle au quotidien, notamment dans les grandes entreprises où les bureaux sont souvent éloignés les uns des autres.
- Les réseaux sociaux d'entreprise : De plus en plus de sociétés mettent en place des plateformes de communication interne qui permettent aux employés d'échanger librement entre eux, sans nécessairement passer par la hiérarchie. Ces outils sont particulièrement utiles pour renforcer les liens entre collaborateurs et favoriser le partage d'informations.
Les défis de la communication informelle
Même si elle présente de nombreux avantages pour l'entreprise et ses collaborateurs, la communication informelle n'est pas sans poser certains défis. Les principales difficultés rencontrées incluent :
- Le respect de la vie privée : La distinction entre vie professionnelle et personnelle peut être difficile à établir lorsque les échanges informels sont réguliers et intenses. Il est donc important d'apprendre à gérer ces relations afin de ne pas empiéter sur la sphère privée des collaborateurs.
- La qualité des informations transmises : Dans le cadre d'une communication informelle, les données échangées sont souvent moins précises et moins structurées que lors d'échanges formels. Cela peut engendrer des malentendus ou de mauvaises compréhensions qui peuvent nuire à la productivité de l'équipe.
- La gestion du temps : Les échanges informels peuvent rapidement devenir chronophages s'ils sont trop fréquents ou excessivement longs. Il convient donc de veiller à ce qu'ils ne soient pas une source de distraction ni nuisent à la réalisation des tâches prioritaires.
Stratégies pour optimiser la communication informelle
Afin de tirer le meilleur parti de la communication informelle, il est recommandé de mettre en place certaines pratiques :
- Encourager les échanges informels : La direction doit montrer l'exemple et inciter les collaborateurs à communiquer entre eux, sans nécessairement passer par la hiérarchie. Cela peut passer par l'aménagement d'espaces propices aux discussions (cafétérias, canapés, salles de réunion ouvertes) et l'organisation régulière d'événements conviviaux (afterworks, team-building, déjeuners d'équipe).
- Favoriser la diversité des supports de communication : Les employés doivent disposer de différents canaux pour discuter de manière informelle, afin de faciliter leurs échanges et de s'adapter au mieux à leurs besoins. Cela implique notamment de multiplier les outils numériques à disposition (messageries instantanées, réseaux sociaux d'entreprise, etc.).
- Maintenir un équilibre entre vie professionnelle et personnelle : Il est important de veiller à ce que les échanges informels ne se transforment pas en intrusion dans la vie privée des employés. Il faut donc apprendre à doser nos interactions, à respecter les limites personnelles de chacun et à éviter les sujets sensibles.
- Assurer une bonne qualité d'information : Pour garantir l'efficacité des échanges informels, il est essentiel de vérifier la pertinence, l'exactitude et la complétude des informations transmises. Il peut donc être utile de recourir à des mécanismes de validation ou de retour d'expérience afin d'apprendre des erreurs et d'améliorer en continu les pratiques de communication informelle.
- Surveiller les éventuelles dérives : Comme pour tout processus, il convient de rester vigilant face aux risques liés à une communication informelle mal gérée (rumeurs, médisances, harcèlement). Il est ainsi indispensable de mettre en place des dispositifs permettant de détecter et d'éviter ces problèmes le plus tôt possible.
La communication informelle a donc toute sa place au sein d'une entreprise, à condition qu'elle soit correctement maîtrisée. En favorisant le lien entre collaborateurs et en facilitant l'échange d'idées et d'informations, elle permet d'améliorer la cohésion et la performance des équipes.