Dans le domaine des événements professionnels et culturels, l'invitation par courrier électronique est un outil indispensable pour informer et mobiliser les participants. Cependant, nombreuses sont les sollicitations reçues chaque jour dans nos boîtes mail. Pour cette raison, il n'est pas rare que votre première invitation passe inaperçue. D'où l'intérêt d'envoyer un mail de relance invitation événement. Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour optimiser l'impact de ces e-mails de rappel.
Les éléments clés à prendre en compte lors de la rédaction d'un mail de relance invitation événement
Avant de revenir sur certains points essentiels à inclure dans votre mail de relance, voici quelques éléments à considérer au préalable :
Le choix du moment
En matière de communication par mail, le timing est fondamental. Il convient donc d'identifier le meilleur moment pour envoyer votre mail de relance invitation événement. Celui-ci doit être suffisamment proche de l'événement pour créer un sentiment d'urgence, mais aussi assez distant pour permettre aux destinataires de se préparer. Ainsi, privilégiez un envoi à une semaine - 10 jours de l'événement plutôt qu'à trois jours.
La segmentation des destinataires
Toutes les personnes concernées par votre premier message ne nécessitent pas forcément d'être relancées. Vous pouvez cibler les destinataires en fonctions de critères tels que le comportement lors de l'inscription (abandon, erreur, non-finalisation) ou tout simplement ceux qui n'ont pas répondu. Cette segmentation permettra d'améliorer la pertinence de vos messages et ainsi d'optimiser leur impact.
Trois conseils pour maximiser l'impact de votre mail de relance invitation événement
Maintenant que vous avez identifié le moment et les destinataires de votre mail de relance, voici trois astuces pour optimiser son contenu :
Rester simple et concis
Les e-mails sont souvent parcourus rapidement et un message trop long risque de décourager les lecteurs potentiels. Il s'agit donc de rédiger un texte court, avec des phrases simples et une idée principale par paragraphe. Essayez également de prévoir des éléments visuels (comme des images ou des vidéos) pour capter l'attention.
Leverage FOMO effect
Le FOMO (Fear Of Missing Out), soit la peur de manquer quelque chose, est un levier psychologique efficace pour inciter les gens à participer à un événement. Mettez-en avant les avantages exclusifs qu'ils pourraient obtenir en participant, les opportunités offertes par l'événement (networking, formation, divertissement) ou encore les retours positifs d'éditions précédentes.
Inclure un appel à l'action clair
Le but principal d'un mail de relance invitation événement est bien évidemment d'inciter les destinataires à s'inscrire. Il est donc crucial d'intégrer un appel à l'action (CTA) explicite et percutant. Ce dernier peut prendre la forme d'un bouton, d'un lien texte ou d'une animation, et doit être accompagné d'une formule incitative (ex : "Inscrivez-vous maintenant pour ne pas manquer notre événement"). Veillez également à ce que le processus d'inscription soit fluide et rapide depuis le mail.
Exemple de mail de relance invitation événement et explications
Voici un exemple de mail de relance, avec une structure simple et efficace, dans lequel nous abordons les points susmentionnés :
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Objet : [Nom de votre événement] - Ne manquez pas cette opportunité, inscrivez-vous dès maintenant !
Bonjour [Prénom du destinataire],
Nous avons remarqué que vous n'étiez pas encore inscrit(e) à notre événement [Nom de l'événement], qui se tiendra le [date] à [lieu]. Et nous tenions à vous rappeler qu'il est encore temps de réserver votre place.
En participant à [Nom de l'événement], vous pourrez bénéficier de :
- Rencontres inédites avec des professionnels de premier plan
- Ateliers pratiques animés par des experts reconnus
- Un moment convivial et festif à partager entre participants
Les places sont limitées et se remplissent rapidement, alors n'attendez plus pour vous inscrire !
Inscription en un clic
À bientôt lors de [Nom de l'événement] !
L'équipe organisatrice
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Cet exemple de mail de relance invitation événement peut être adapté en fonction du contexte, des attentes et des préférences de votre public cible. L'essentiel étant de conserver une structure claire et concise, tout en intégrant un appel à l'action puissant.
Pour conclure, il est essentiel de persévérer dans vos efforts de relance avant un événement. Avec les conseils donnés ici, vous aurez toutes les cartes en main pour maximiser l'efficacité de vos e-mails de rappel et ainsi garantir le succès de vos manifestations professionnelles ou culturelles.