logiciel evenementiel

Le chef de projet événementiel a pour mission d’organiser
différent types d’événements : colloques, séminaires, conférences, événements
sportifs, inaugurations… Il manage une équipe et met ses compétences et sa
créativité au service des clients dans le respect de leurs souhaits. Pour mener
à bien sa mission, il lui est conseillé d’utiliser différents outils, dont un
logiciel événementiel, afin de faciliter son organisation et de travailler dans
les meilleures conditions possibles. Voici les outils indispensables à un chef
de projet événementiel.

 

L’importance du logiciel événementiel


Le logiciel de gestion événementiel est un outil qui rencontre
un franc succès auprès des professionnels de l’organisation d’événements. Et
pour cause, il permet de simplifier une large partie des tâches inhérentes à ce
secteur d’activité.

Une plateforme comme Eventmaker est à considérée par le
chef de projet événementiel puisque cet outil en ligne va venir l’accompagner
lui et son équipe dans les étapes telles que l’identification d’un lieu où
organiser l’événement, la gestion de la billetterie et l’envoie d’invitations,
les inscriptions, la promotion de l’événement, la préparation des badges, le
suivi, la facturation et la comptabilité, l’élaboration d’un compte-rendu et
son envoie aux participants.

Il est évident que le logiciel événementiel est venu
révolutionner ce secteur où les tâches sont diversifiées et pas toujours
simples à organiser pour les équipes.

 

Les autres outils indispensables au chef de projet événementiel


Comme on a pu le voir ci-dessus, le logiciel de gestion
événementiel est une plateforme qui a été conçue pour simplifier un grand
nombre de tâches effectuées par le chef de projet événementiel et ses collègues
en agence. Mais cela ne veut pas dire qu’il ne doit pas s’équiper d’autres
outils afin de rendre son travail plus agréable et organisé.

Si l’agence se charge de la communication visuelle d’un
événement, il lui est conseillé de s’équiper de la suite Adobe, d’Illustrator,
d’InDesign ou bien encore de Photoshop. L’important étant de pouvoir créer des
visuels originaux, sur web ou bien directement à imprimer sur papier.

Les outils de bureautique doivent également être présents sur le
bureau de l’ordinateur d’un chef de projet événementiel avec l’incontournable
suite Office. Word, PowerPoint et Excel sont des outils dont il aura toujours
besoin, notamment PowerPoint qui permet de faire des présentations de projets
et des ébauches de l’événement à venir. 

Il faut aussi penser aux outils collaboratifs, afin de
facilement partager des documents avec les collègues au quotidien, leur
apporter des modifications et communiquer directement en ligne. Google Drive ou
bien encore Dropbox sont des systèmes de stockage par le Cloud très utiles et
qui évitent l’envoie de mails massif aux collègues pour le partage de fichiers
et le stockage.

Enfin le CRM, pour
Customer Relationship
Management en Anglais
et que l’on traduit par Gestion de la Relation
Client (GRC) en français, est
un outil fort intéressant pour centraliser toutes les interactions entre une
agence événementiel et ses clients au sein d’une base de données. Un logiciel
spécialement conçu pour la relation client offre des solutions pertinentes pour
rechercher des informations sur un client en gagner un temps précieux,
connaître précisément son portefeuille client, ou bien encore organiser et
améliorer sa performance commerciale. La relation client est au centre de
l’activité d’un chef de projet événementiel et elle doit être très largement
considérée pour les fidéliser et éviter qu’ils se tournent vers d’autres
prestataires.