Le chef de projet événementiel a pour mission d’organiser
différent types d’événements : colloques, séminaires, conférences, événements
sportifs, inaugurations… Il manage une équipe et met ses compétences et sa
créativité au service des clients dans le respect de leurs souhaits. Pour mener
à bien sa mission, il lui est conseillé d’utiliser différents outils, dont un
logiciel événementiel, afin de faciliter son organisation et de travailler dans
les meilleures conditions possibles. Voici les outils indispensables à un chef
de projet événementiel.
L’importance du logiciel événementiel
Le logiciel de gestion événementiel est un outil qui rencontre un franc succès auprès des professionnels de l’organisation d’événements. Et pour cause, il permet de simplifier une large partie des tâches inhérentes à ce secteur d’activité.
Une plateforme comme Eventmaker est à considérée par le chef de projet événementiel puisque cet outil en ligne va venir l’accompagner lui et son équipe dans les étapes telles que l’identification d’un lieu où organiser l'événement, la gestion de la billetterie et l’envoie d’invitations, les inscriptions, la promotion de l’événement, la préparation des badges, le suivi, la facturation et la comptabilité, l’élaboration d’un compte-rendu et son envoie aux participants.
Il est évident que le logiciel événementiel est venu
révolutionner ce secteur où les tâches sont diversifiées et pas toujours
simples à organiser pour les équipes.
Les autres outils indispensables au chef de projet événementiel
Comme on a pu le voir ci-dessus, le logiciel de gestion événementiel est une plateforme qui a été conçue pour simplifier un grand nombre de tâches effectuées par le chef de projet événementiel et ses collègues en agence. Mais cela ne veut pas dire qu’il ne doit pas s’équiper d’autres outils afin de rendre son travail plus agréable et organisé.
Si l’agence se charge de la communication visuelle d’un événement, il lui est conseillé de s’équiper de la suite Adobe, d’Illustrator, d’InDesign ou bien encore de Photoshop. L’important étant de pouvoir créer des visuels originaux, sur web ou bien directement à imprimer sur papier.
Les outils de bureautique doivent également être présents sur le bureau de l’ordinateur d’un chef de projet événementiel avec l’incontournable suite Office. Word, PowerPoint et Excel sont des outils dont il aura toujours besoin, notamment PowerPoint qui permet de faire des présentations de projets et des ébauches de l’événement à venir.
Il faut aussi penser aux outils collaboratifs, afin de facilement partager des documents avec les collègues au quotidien, leur apporter des modifications et communiquer directement en ligne. Google Drive ou bien encore Dropbox sont des systèmes de stockage par le Cloud très utiles et qui évitent l’envoie de mails massif aux collègues pour le partage de fichiers et le stockage.
Enfin le CRM, pour Customer Relationship Management en Anglais et que l’on traduit par Gestion de la Relation Client (GRC) en français, est un outil fort intéressant pour centraliser toutes les interactions entre une agence événementiel et ses clients au sein d’une base de données. Un logiciel spécialement conçu pour la relation client offre des solutions pertinentes pour rechercher des informations sur un client en gagner un temps précieux, connaître précisément son portefeuille client, ou bien encore organiser et améliorer sa performance commerciale. La relation client est au centre de l’activité d’un chef de projet événementiel et elle doit être très largement considérée pour les fidéliser et éviter qu’ils se tournent vers d’autres prestataires.